证监会和港交所的联合声明解释了新冠病毒（COVID-19）规例如何运用于港交所上市公司的股东大会

2020年3月27日，香港政府采取了进一步措施来遏制新冠病毒的传播。这些新措施发布在《预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例》（“《禁止群组聚集规例》”）^[1]。这些新措施禁止4人以上在公共场所进行群组聚集，包括公众或部分公众时不时可能被允许访问的任何地方。这些措施自2020年3月29日起生效，有效期为14天（“规定期限”）（期满后可以续期）。

《禁止群组聚集规例》附表一第十一段列明了禁令的豁免，其中包括：

“某团体的会议上的群组聚集，前提是该会议须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事物的其他规管性质文书。”(“有关豁免”)

1.《禁止群组聚集规例》及港交所上市公司股东大会的初期不确定因素

当《禁止群组聚集规例》首次制定时，该规例显然适用于香港注册公司的股东周年大会（“股东大会”）。然而，市场对该规例是否适用于在离岸司法管辖区成立的公司的股东大会(而不论该公司是否在公司注册处登记为第16部非香港公司（ “第16部公司”）)有着不同的观点，因为“其他规管性质文书”（第11段）一词是否包括离岸法律和条例或香港联交所证券上市规则（“港交所上市规则”）尚缺指引。这给港交所上市公司股东大会带来了特定的问题。

2. 证监会及港交所联合声明所做的澄清

2020年4月1日，香港证券及期货事务监察委员会（“证监会”）及香港证券交易所有限公司（“港交所”），在咨询过规管《禁止群组聚集规例》的香港特别行政区政府之后，发布了一则《有关在预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例实施下召开股东大会的联合声明》（“证监会及港交所关于股东大会的联合声明”）^[2]。在证监会和港交所关于股东大会的联合声明中，证监会及港交所在咨询过香港特别行政区政府后理解到：

1. 根据《公司条例》（香港法例第622章）（“公司条例”）及/或港交所上市规则所规定的公司股东周年大会一般可以豁免（即属于有关豁免范围内）；
2. 如果在港交所上市公司的临时股东大会及特别股东大会必须在规定期限内举行，以符合以下规定，也属于有关豁免范围内：
   1. 适用于港交所上市公司或其附属公司(作为其上市公司业务的一部分)的香港或海外的法律或规例;
   2. 港交所上市规则或证监会的《公司收购、合并及股份回购守则》；
   3. 港交所上市公司本身的组织章程大纲或细则；或
   4. 其他规管性文书。

尽管有关豁免使得某些股东大会能在指定时间内召开，证监会和港交所认为，港交所上市公司在决定召开股东大会的时间及方式时，适宜参考声明内的某些（关于新冠病毒肆虐下合理的安全考量及为对抗疫情所采取的公共政策措施）准则。

3. 如有关会议可能押后举行，有关豁免是否适用？

证监会及港交所关于股东大会的联合声明指出，虽然有有关豁免规定，但港交所上市公司应考虑是否可以将股东大会顺延或押后一段合理时间，直至规定期限结束后。

1. 股东大会在举行的时间方面是否受任何强制性法律或监管规定所约束；
2. 有关股东大会的规定能否透过申请或以其他方式作出顺延、豁免或其他变更；及
3. 会议上将予商讨的任何业务是否如此紧迫和重要，以至于在考虑到所有事实和情况后，若将会议顺延或押后，便会严重地损害港交所上市公司及其股东的整体利益。

在这方面，我们对有关豁免的理解是，有关豁免只适用于会议“必须”在规定期限内举行以遵守条例或其他规管文书的规定。即若有可能在不违反任何条例或监管文书的情况下推迟或延期大会直到规定期限以外的某个日后的时间，那么有关豁免则不适用（也即在规定期限内召开股东大会意味着相关组织及参会人员可能违反禁止群组聚集条例）。

4. 监管机构在联合声明中建议休会或延迟召开实体会议，并在召开实体会议时采取必要的预防措施

证监会及港交所关于股东大会的联合声明鼓励港交所上市公司考虑将会议顺延或押后一段更长时间，以便它们有更多时间：

1. 监察当前事态的发展，从而更好地决定如何管理实体会议（如需召开）的潜在健康风险；及
2. 探讨和评估在其成立所在司法管辖区的法律及本身的章程文件容许情况下可采取哪些措施，以降低出席实体会议的需要，包括：
   1. 利用科技（例如网上广播、视像会议、虚拟会议）使出席会议和投票能以非面对面形式进行；
   2. 鼓励更多股东委派代表投票，或向其经纪行和保管人发出指示，以透过香港中央结算（代理人）有限公司进行投票；及
   3. 鼓励股东在会议召开之前以书面形式向管理层提出问题。

港交所上市公司如决定在规定期间举行实体股东大会，应该：

1. 采取所有切实可行的防疫措施，以确保出席人士的安全，包括强制量体温及使用口罩，保持人与人之间的距离，不提供餐饮服务和不在大会上派发企业礼品；及
2. 可能的话，采取其他适当措施以管理亲身出席大会的人数，包括使用多个已接驳电讯设施的会议室或场地来举行大会，以减少在单一场地的人数；以及限制非股东的出席人数。

为使投资者及其他股份持有者知悉最新情况，若上市发行人已通知将会在规定期间内举行股东大会，便应在切实可行的情况下尽快刊发公告，以便：

1. 确定是否将如期在规定期间内继续举行股东大会；
2. 解释（如适用）在规定期间内举行大会的必要性；及
3. 在适用的情况下，概述大会安排及将采取的防疫措施，以确保符合该规例。此外，港交所上市公司应在切实可行的情况下尽快将计划告知股份过户登记处及联交所。证监会及联交所将会继续监察疫情发展，并会在适当时候发出更多指引。

5. 港交所上市公司和其它香港公司的专业会议及董事会会议

此外，《禁止群组聚集规例》豁免为在工作地点工作而进行的群组聚集。这意味着公司在经营过程中可继续在香港举行日常的工作会议，此举不违反《禁止群组聚集规例》。同样，预计公司的董事会会议也可在有关公司在香港的工作地点举行。但是公司董事会应该仔细考虑这个问题，并考虑通过视频举行这样的会议会否更为安全。

6. 新冠病毒肆虐期间，对于港交所上市公司召开股东大会的方式分析

《禁止群组聚集规例》已促使许多港交所上市公司及其他香港公司重新考虑在召开股东大会时使用科技，例如使用虚拟会议。目前，港交所上市公司采用虚拟会议的做法似乎非常少，我们观察到更多的是采用“混合会议”，即在不同实质地点的参与者通过视频会议（共同参加股东大会（尽管，香港举行的实质性会议须受《禁止群组聚集规例》规管）。在无四人以上社交聚集的情况下使用虚拟会议需要解决后勤方面的问题，而据我们所知，这些问题在香港基本上是未发生过的。需要考虑的有关事项可能包括以下方面：(1)设备装配；(2)确保股东可以进入并参与会议；(3) 核实股东身份；及（4) 突发事件和技术检查安排用以降低安全风险、欺诈等。

虽然香港还没有使用虚拟会议的市场惯例，港交所上市公司（及履行受信责任，从股东的整体利益出发的董事）需要考虑到良好的企业管治。这可能意味着，不论有关豁免是否适用(包括证监会及港交所就全体大会发表的联合声明所订明的豁免)，如港交所上市公司决定继续召开实体的股东大会，须采取必要的预防措施以对抗新冠病毒的肆虐。

租用举行股东大会的场地亦是一个需要考虑的因素。卫生防护中心针对酒店行业发布了有关新冠病毒预防的指引（《酒店行业指引》）^[3]。作为防范措施的一部分，《酒店行业指引》规定酒店管理层应暂停任何在酒店内举行的大型聚集或社交活动。出于这种考虑，香港的酒店可能不愿意出租其会议场地，供港交所上市公司用以召开股东大会。

许多港交所上市公司并非在香港注册成立，实际上，并无规定须在香港举行股东大会（无论是在香港或是在其他地区注册成立的公司的股东会议）。但是，港交所上市公司和其他香港注册成立的公司的董事会应该留意因旅行或受隔离限制而未能出席或参与有关公司的股东大会所引致的企业管治问题。