放宽部分减少社交接触措施及其如何应用于股东大会

为遏制新冠病毒（COVID-19）的传播，香港政府制定并于2020年3月29日实施《预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例》（香港法例第599G章）（《群组聚集规例》）。过去数周内，香港上报的新冠病毒病例数平稳下降，同时香港本地传播的新冠病毒病例数量大幅减少。有鉴于此，2020年5月5日星期二，香港政府宣布按照《群组聚集规例》修订案（《群组聚集（修订）规例》）的规定放宽部分减少社交接触措施。《修订版群组聚集规例》于2020年5月8日开始实施直至2020年5月21日（指明期间）。

《修订版群组聚集规例》适用于数个区域内减少公众地方社交接触及群组聚集事项。

1. 《群组聚集规例》及股东大会豁免

背景

《群组聚集规例》禁止4人以上在公众地方（定义为公众人士或部分公众人士可以或获准不时在缴费或不缴费下进入的地方）（公众地方）进行群组聚集，但是规例附表1中载列的特定群组聚集则获豁免不受该禁止约束。附表1第11段载列有关豁免之一提述内容如下：

“任何团体的会议，前提是该会议须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事务的其他规管性质文书”（有关豁免）。

有关豁免并没有列明特定详情或指引，因为就公司举行的哪些会议可以享受有关豁免在市场上制造了不确定性。初期，该豁免显然适用于香港注册公司的股东周年大会（股东周年大会）。然而，市场对该豁免是否适用于在离岸司法管辖区成立的公司的股东周年大会（而不论该公司是否在公司注册处登记为第16部非香港公司）有着不同的观点，因为“其他规管性质文书”（第11段）一词是否包括离岸法律和条例或香港联交所证券上市规则（港交所上市规则）尚缺指引。这给港交所上市公司股东大会带来了疑问。也正是因为这些不确定性，香港证券及期货事务监察委员会（证监会）及香港证券交易所有限公司（港交所）发布了一则《有关在预防及控制疾病（禁止群组聚集）规例实施下召开股东大会的联合声明》（联合声明）^[1]。有关该联合声明及初期《群组聚集规例》的详细分析，请参阅易周律师行法讯《证监会和港交所的联合声明解释了新冠病毒（COVID-19）规例如何运用于港交所上市公司的股东大会》^[2]。

《群组聚集（修订）规例》

鉴于香港上报的新冠病例数稳步下降，香港政府已透过《群组聚集（修订）规例》放宽了对公众地方聚集的限制，将被准许在公众地方进行群组聚集的人数从4人增加至8人。

《群组聚集（修订）规例》还在附表1第11段中对有关豁免（意图将豁免范围扩大致股东周年大会及公司其他股东大会的一项豁免规定）进行了修订，内容如下：

“于以下任何会议上的群组聚集，前体是于该会议上并无供应食品或饮品，而如属多于50人的群组聚集，该会议上亦设有措施，将该等人士分散于不同房间或区隔范围，每个房间或范围容纳不多于50人：”

1. 任何团体的会议，前体是该会议须在指明期间内举行，以遵守任何条例或符合规管该团体的运作或事务的其他规管性质文书；
2. 任何于《证券及期货条例》（第571章）附表1第1部第1条所界定的认可证券市场上市的公司的股东会议，前体是该会议是按照任何条例或规管该公司的运作或事务的其他规管性质文书举行（修订版豁免）

修订版豁免澄清：相关豁免适用于任何团体按照规管该团体的适用法律规定召开的股东周年会议及其他股东会议，或在港交所上市公司的根据适用法律或规管其运作的其他规管性质文书（包括港交所上市规则）规定召开的股东大会。该修订版豁免还纳入适用有关豁免的资格条件，即(i)无供应食物或饮品；及(ii)须设有措施，将聚集人士分散于不同房间或区隔范围，每个房间或范围容纳不多于50人（倘若会议涉及50人以上的群组聚集）（统称“条件”）。

除了《群组聚集规例》修订案，公司注册处还更新了有关举行股东大会及股东特别大会的常见问题（公司注册处常见问题）。该常见问题中特别提到自2020年5月8日起，在遵守上述条件的前提下，以下所有股东大会在一般情况下都可享受豁免：(i)《公司条例》（第622章）及/或规管在港交所主板及创业板证券上市的规则所规定的股东周年大会（股东周年大会）；及(ii)香港上市公司举行的股东特别大会（股东特别大会），而无论该等会议是否需要在指明期间内举行。

因此，只要遵守上述条件，公司（私人公司及在港交所上市公司）各自都可以继续在香港举行实体会议。

2. 针对香港私人公司的澄清

另外，《公司注册处常见问题》指出有关豁免第(a)段内容适用于香港私人公司。但是即便如此，仍然提醒香港私人公司注意应根据《公司注册处常见问题》在顾及下列因素后，考虑可否将其成员大会押后或延期至指明期间届满之后举行：(i)举行该等成员会议是否受法例规定所约束；(ii)有关法例规定的时间约束能否作出顺延、豁免，或以其他方式免除；及(iii)相关会议上须处理的事务是否紧急及重要，以致必须举行有关会议。

《修订版群组聚集规例》仅适用于在公众地方进行的人数超过8人的群组聚集。因此，香港私人公司可以在非公众地方举行股东大会，而无需担心是否符合上述限制条文规定。这一点也涵盖在《公司注册处常见问题》中，其指出如成员大会并非是在公众地方（如《群组聚集（修订）规例》所定义）举行，即会议举行地点为公众人士不得进入的地方，则《修订版群组聚集规例》不适用于该会议，且该等会议一般情况下也不受上述条件的限制。

3. 如相关会议合法顺延，股东大会豁免是否适用？

即便公司（私人公司或在港交所上市公司）能将其股东周年大会，股东特别大会在指明期间后合法顺延一段合理期间，该公司仍然可以享受豁免并在遵守上文条件的情况下继续召开有关会议。这一点观点获得《公司注册处常见问题》陈述的支持，即无论会议是否需要在指明期间内举行，一般情况下都获豁免。

4. 出于工作目的在工作场地进行群组聚集

《群组聚集（修订）规例》保留了对出于工作目的在工作场地进行的群组聚集的豁免。这意味着公司在其业务期间可以继续在香港召开公司定期工作会议，而不会违反《群组聚集（修订）规例》规定。类似地，可预期公司可以在其位于香港的有关工作场地召开公司董事会会议。但是，公司董事会应审慎考虑该项安排，并可以决定透过视像会议方式安排该等会议会更加安全。

5. 对召开实体会议公司的建议

对希望召开实体会议的公司进行以下提醒：确保遵守《群组聚集（修订）规例》规定，并采取必要防疫措施。在这一方面，请参阅易周律师行法讯《证监会和港交所的联合声明解释了新冠病毒（COVID-19）规例如何运用于港交所上市公司的股东大会》中对举行实体会议公司应知悉的部分建议的分析。