财经事务及库务局就香港公司以无纸化方式通讯展开公众谘询

2023年11月27日，财经事务及库务局刊发谘询文件，就推动香港公司以无纸化方式通讯的建议征求意见。财经事务及库务局建议引入默示同意机制，并简化在香港注册成立的公司透过其网站发布公司通讯的通知要求。

财经事务及库务局正在就其建议征求公众意见，对谘询文件作出回应的截止日期为2024年1月26日。可以书面提交意见至e-comm-consult@fstb.gov.hk或邮寄至香港金钟道66号金钟道政府合署15楼财经事务及库务局财经事务科第六组。财经事务及库务局计划于2024年下半年完成建议，并向立法会提交修订条例草案。

联交所自2023年12月31日扩大无纸化上市制度

联交所建议上市公司以电子方式向股东发布公司通讯，在相关法律法规和章程文件允许的情况下，将根据扩大的无纸化上市制度实施该建议，该制度将于2023年12月31日生效。¹ 有关联交所于2023年6月就扩大无纸化上市制度及其他规则修订建议的谘询总结的摘要，请参阅易周律师行2023年9月的法讯。

根据联交所现行的上市规则，上市公司在获得股东的明确书面同意或视作同意的情况下，可在其网站上发布公司通讯。视作同意要求：(a)股东已于股东大会议决（或上市公司的章程细则内载有具如此效力的条文）该公司可以通过在其网站上发布公司通讯的方式发送给股东；(b)股东获上市公司个别要求同意；及(c)上市公司在28日内没有收到该股东表示反对的回复。此外，上市公司有义务在上载新的公司通讯时通知其股东，并向未提供电子联络方式以接收公司通讯的股东提供通知的印刷本。

2023年12月31日起，联交所将移除要求上市公司必须透过现行的同意机制（即明确同意或视作同意）以电子方式发布公司通讯（包括上载至公司网站）的规定。根据经修订的《上市规则》，在符合该公司适用法律及法规及章程文件的情况下，上市公司可灵活选择获准许的同意机制。因此，上市公司在适用法律法规和章程文件允许的情况下，可采用默示同意安排以电子方式发布公司通讯。默示同意机制意味着，如果公司章程(或其他章程文件)中有规定，股东将以电子方式接收公司通讯。这将使公司能够通过其网站发布公司通讯，而无需征得每名股东个别的同意。

为确保股东在经修订的《上市规则》下得到保障，联交所亦引入以下规定:

• 上市公司须在其网站上明确向股东提供公司通讯的方式，包括股东索取公司通讯的印刷本；
• 上市发行人必须发出首次通知（以印刷本或电子形式），告知每位股东公司通讯发布方式和同意机制的任何变更。该通知还必须要求提供股东的电子联络方式（如适用）；及
• 在适用法律法规和公司章程文件允许的情况下「可供采取行动的公司通讯」（即要求股东就权力行使作出指示的通讯²）需要以电子形式个别发给股东（如电邮）。上市公司不能通过上载至公司网站的形式向股东发布「可供采取行动的公司通讯」。如果上市公司由于没有股东的电子联络方式而无法以电子方式向股东发送「可供采取行动的公司通讯」，则必须以印刷本形式发送通讯。

《公司条例》（第622章）电子通讯规定

根据现行的《公司条例》（第622章），在香港注册成立的公司可透过电子方式与股东沟通，但须遵守以下同意机制:

• 电子方式的通讯：公司必须事先取得股东的明确同意³
• 透过网站作出的通讯：公司必须事先取得股东的明确或视作同意。公司每次在其网站发布新的公司通讯时，均须通知股东（以印刷本或电子方式）。⁴

“视作同意”是当公司向股东发出个人要求，要求其同意通过公司网站接收信息或文件时，要求股东同意。该要求须清楚述明，股东如在公司送交该要求28日内没有作出响应，即视作已给予同意。⁵ 只有当公司股东已经达成一致，或者公司章程规定可以通过在公司网站上公布的方式将文件或资料发送给股东时，才可以依赖视作同意条款。

股东亦可根据《公司条例》第837条要求公司提供该文件或资料的印刷本。

修订《公司条例》中电子通讯规定的立法建议

财经事务及库务局建议修订《公司条例》，引入默示同意机制及简化通知要求。

立法建议下的默示同意机制

财经事务及库务局建议允许在本港成立的公司选择藉默示同意机制（即如组织章程文件订明相关规定，便无须征求每名股东同意）透过网站发布公司通讯。

立法建议下的另行通知要求

财经事务及库务局建议，就在香港注册成立的上市发行人而言，如果公司选用默示同意机制，在网站上载新的公司通讯时，无须另行向股东发出通知。

对于在香港注册成立的非上市公司，财经事务及库务局建议须事先取得股东的一次性明确同意，在网站上载新的公司通讯时才无须另行发出通知。

立法建议下的股东利益保障

与联交所的保障措施类似，财经事务及库务局亦建议，凡采用默示同意的上市公司及非上市公司，均须在实施前以印刷本或电子方式向每位股东发出首次通知(如股东先前已同意以特定电子方式发出通知)，告知他们公司将在网站以电子方式发布公司通讯的有关安排。股东仍然可以根据《条例》第 837条要求公司提供文件或资料的印刷本。